Đồ để bàn trong phòng họp: không gian dùng chung, chọn món trung tính và ai chịu trách nhiệm

Mục “Đồ để bàn làm việc” đã nói nhiều về bàn của một người. Bài này nói về một cái bàn của nhiều người: bàn phòng họp, cùng kệ, tủ trong phòng họp. Đây là nơi nhân viên, khách hàng, đối tác, ứng viên cùng ngồi; nơi người ta nói chuyện tiền bạc, hợp đồng, có khi những chuyện căng thẳng. Đồ bày ở đây cần theo nguyên tắc khác với bàn cá nhân.

Nguyên tắc 1: không chắn mắt, không chắn màn hình

• Món giữa bàn họp nên thấp, dưới tầm mắt người ngồi, để mọi người nhìn thấy nhau.
• Không đặt gì chắn đường nhìn tới màn chiếu, màn hình, bảng.
• Kệ phía sau người thuyết trình: tránh món nổi bật, lấp lánh kéo ánh nhìn khỏi người đang nói.

Nguyên tắc 2: trung tính

Phòng họp đón người từ nhiều nền văn hoá, tôn giáo, quan điểm. Những món nên cân nhắc:

• Biểu tượng tôn giáo rõ ràng: có thể khiến khách khác tín ngưỡng thấy không thoải mái.
• Linh vật mang ý “chiêu tài” lộ liễu (cóc ngậm tiền, tỳ hưu ngậm tiền to) đặt giữa bàn đàm phán: khách có thể hiểu theo nhiều cách, có người thấy buồn cười, có người thấy không chuyên nghiệp.
• Đồ có mùi (trầm, nến thơm, tinh dầu): người dị ứng, nhạy mùi khó chịu trong phòng kín hàng giờ.

Món trung tính hay dùng: cây xanh nhỏ, chậu sen đá, bình hoa tươi thấp, một tác phẩm nghệ thuật phong cảnh, sản phẩm của chính công ty.

Nếu công ty muốn có đồ phong thuỷ trong phòng họp

Không có gì sai khi chủ doanh nghiệp muốn đặt một món theo quan niệm của mình. Vài cách để nó không lấn át:

• Đặt ở kệ góc, không ở giữa bàn họp.
• Chọn món có giá trị thẩm mỹ (một khối đá đẹp, một bức tranh đồng phong cảnh) thay vì món mang biểu tượng tiền bạc lộ.
• Nếu khách hỏi, trả lời ngắn, tự nhiên.

🔴 Đồ nặng, đồ vỡ ở phòng họp đông người

Phòng họp là nơi người ta đẩy ghế, kéo dây máy chiếu, bê laptop, đặt cốc nước, đôi khi đập tay xuống bàn khi tranh luận. Mấy điều cần tránh:

• Bình thuỷ tinh cao, tượng nhẹ dễ đổ ở giữa bàn.
• Đồ nặng trên kệ treo phía trên chỗ ngồi.
• Đồ đặt cạnh ổ cắm, hộp đấu dây trên bàn họp; nước bình hoa đổ vào là sự cố điện.
• Nến thật trong phòng họp có người ra vào, giấy tờ nhiều.

Ai lau, ai cất, ai chăm cây

Đồ ở không gian chung là đồ “của mọi người”, nên dễ thành đồ của không ai. Hoa héo ba ngày, cây khô, bụi phủ tượng là cảnh quen. Cách làm:

• Giao cho một người hoặc một bộ phận cụ thể (hành chính, lễ tân).
• Ghi lịch: thay hoa, tưới cây, lau bụi.
• Hoa tươi chỉ đặt nếu có người thay đều; không thì dùng cây, cây khô.

Đồ khách tặng công ty

Phòng họp hay thành nơi trưng quà đối tác tặng: tượng, đĩa, bình, tranh. Nhiều năm sau, kệ phòng họp đầy những món không ăn nhập với nhau, mỗi món một phong cách. Chọn vài món đẹp, hợp phòng để bày; số còn lại cất vào tủ hoặc luân phiên. Nhớ rằng khách đến có thể thấy món quà của đối thủ họ trên kệ.

Phòng họp trực tuyến

Phòng họp có camera: những gì sau lưng người ngồi đầu bàn xuất hiện trong mọi cuộc gọi. Kiểm khung hình: kệ sau lưng có gọn không, có món gì gây hiểu lầm không, có đồ phản chiếu đèn loá vào camera không.

Ánh sáng và màu trong phòng họp

Phòng họp thường bật đèn trắng mạnh, rèm kéo kín để chiếu màn hình. Đồ kim loại bóng, đá trong, thuỷ tinh dưới đèn này dễ loá vào mắt người ngồi, vào ống kính camera. Chọn chất liệu mờ, màu dịu. Một mảng xanh của cây hay một bức tranh màu đất giúp phòng họp bớt lạnh mà không gây xao nhãng.

Đồ trên bàn họp cho từng cuộc họp

Ngoài đồ trang trí cố định, mỗi cuộc họp có đồ riêng: nước, giấy, bút, bánh kẹo cho khách. Giữ đồ trang trí cố định ở mức tối thiểu để còn chỗ cho những thứ này. Sau mỗi cuộc họp, người phụ trách dọn hết đồ dùng một lần, chỉ để lại đồ cố định; phòng họp sạch là lời chào đầu tiên cho cuộc họp sau.

Phòng họp nhỏ, phòng họp kiêm phòng làm việc

Nhiều công ty nhỏ dùng phòng giám đốc làm phòng họp, hoặc một bàn dài vừa là chỗ làm việc vừa là chỗ họp. Khi đó đồ cá nhân của người ngồi thường xuyên (khung ảnh, vật phẩm riêng, giấy tờ) cần được cất gọn trước khi có khách, nhất là giấy tờ có thông tin nhạy cảm. Một ngăn kéo hoặc tủ có khoá ngay trong phòng giúp việc này mất một phút.

Khi nhân viên phản đối một món đồ

Nếu một nhân viên thấy không thoải mái với một món trong phòng họp vì lý do tín ngưỡng, hãy lắng nghe. Không gian chung nên là nơi mọi người thấy được tôn trọng. Dời món đó sang phòng riêng của người muốn giữ nó thường là cách giải quyết êm nhất.

Sảnh chờ ngay ngoài phòng họp

Khách thường ngồi đợi ở sảnh vài phút trước khi vào họp. Đây là chỗ hợp hơn phòng họp để công ty bày những món thể hiện văn hoá riêng: tranh, sản phẩm, một món phong thuỷ chủ doanh nghiệp yêu thích. Khách có thời gian nhìn, hỏi; vào tới phòng họp thì mọi sự chú ý dành cho công việc.

Một bài kiểm nhanh mỗi quý: bước vào phòng họp như một vị khách lần đầu, nhìn quanh mười giây. Món nào bạn để ý đầu tiên? Nếu đó không phải là thứ công ty muốn khách nhớ, hãy dời nó đi.

Nói gọn lại

Bàn họp là bàn của nhiều người: món thấp, trung tính, không mùi, không chắn mắt. Đồ theo quan niệm của chủ thì đặt ở kệ góc. Giao người chăm, ghi lịch lau và thay; và đừng để kệ phòng họp thành kho quà tặng không ai sắp xếp.